Muchos tienen la idea que la actividad empresarial no guarda relación con la correcta redacción, pues en el día a día dentro de la empresa se le da importancia a los resultados medibles como producción, utilidad, proyecciones, ingresos, egresos, etcétera. Pero no olvidemos que la comunicación escrita es la vía principal por la cual transita toda la información de la empresa.
En una empresa se entrecruzan decenas de personalidades, costumbres, destrezas, entre otras características propias de los grupos de trabajo. Por tanto, la necesidad de entablar un proceso comunicativo eficiente y dinámico resulta primordial. Si no, ¿de qué modo podrían tomarse decisiones al más alto nivel?, ¿cómo coordinarían los encargados de las diversas áreas, si no se maneja un lenguaje en común?, ¿de qué manera se conformarían equipos de trabajo que persigan los objetivos de la empresa?
El puente comunicativo más utilizado es la vía escrita. Si reparamos en ello, la escritura está presente en el quehacer diario: cuando enviamos un mensaje en WhatsApp, cuando elaboramos un reporte, al «postear» un estado en redes sociales, cuando escribimos un correo electrónico. Y en una empresa se generan cientos de comunicaciones de este tipo al día.
Por eso, es relevante que los mensajes escritos sean precisos y coherentes. No basta solo con tener habilidades blandas o una capacidad organizativa óptima, ya que carecer de destreza en redacción podría generar un desfase tanto en la comunicación interna como externa.
Ventajas
La construcción de mensajes parte desde la concepción de la idea hasta la emisión del mismo y su recibimiento por parte de un receptor. En este caso, quienes fungen de receptores son los trabajadores de la empresa —en la parte interna— y el público —por el lado externo.
En el caso de la comunicación interna, una buena redacción de documentos —boletines informativos y comunicados— mejorará y consolidará la imagen frente a un equipo de trabajo, mediante la transmisión de ideas y directrices claras con un lenguaje acorde al lector.
Asimismo, la comunicación escrita empresarial puede facilitar el trabajo de un área específica. Si se tienen puntos concretos, bien estructurados y directos, lo único que le queda al receptor es ejecutar lo ordenado por el emisor. De este modo, se incide también en la mejora de los resultados, ya que los trabajadores comprenden lo que deben hacer para conseguir los objetivos que se busca en beneficio de la empresa.
De cara al público, una correcta redacción puede incrementar la persuasión para direccionar a las personas hacia los intereses de la empresa. Un folleto bien redactado, atractivo y con los mensajes pertinentes puede cerrar una venta, atraer a más clientes a los locales de la empresa, generar interés por los productos que se ofrecen, entre otros beneficios.
¿Cómo generar una buena comunicación escrita?
En primer lugar, debemos tener un esquema preconcebido de lo que se quiere decir y si es en pocas palabras, mejor. Menos es más y en casos de comunicación esto se agradece mucho. En tanto, la organización de ideas, construcción de párrafos breves, la aplicación de las reglas de ortografía y gramática, así como la integración de un lenguaje sencillo y sin abundantes detalles, son puntos a tomar en cuenta para la construcción de mensajes eficaces.
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